Електронний документообіг стає сьогодні необхідним атрибутом господарської діяльності а також особистих потреб людини у спілкуванні.

До Пенсійного фонду надходить певна кількість інформації, необхідної для реалізації державної політики у сфері пенсійного забезпечення та соціального страхування, призначення та перерахунку пенсій, забезпечення своєчасного і в повному обсязі фінансування та виплати пенсій. Перенесення цих інформаційних потоків на сучасний рівень, запровадження систем електронного документообігу та поступова відмова від паперових носіїв інформації дозволить значно зменшити як час страхувальників на формування та подання звітності, так і час Пенсійного фонду на обробку цих даних.

Постановою правління Пенсійного фонду України від 19.05.2007р. № 7-7 затверджено Порядок подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі(далі - Порядок), де визначено загальні принципи організації інформаційного обміну під час подання страхувальниками звітів з використанням електронного цифрового підпису.

Подання страхувальниками звітів в електронній формі із використанням електронного цифрового підпису здійснюється за ініціативою страхувальника відповідно до вимог Порядку та чинного законодавства України через центр обробки електронних звітів. Звіт в електронній формі є електронним документом і має чинність відповідно до вимог Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 року № 851 – ІV.

Створення технічної та правової бази дає змогу вирішити велику кількість наявних проблем. Крім того, не можна не брати до уваги що подання електронного звіту у відповідності до визначеного Порядку надає страхувальнику право не подавати відповідні звіти до Пенсійного фонду України на паперових носіях. Тобто електронні звіти, що будуть подані у встановленому порядку, будуть вважатися оригіналами і будуть мати юридичну силу та зможуть використовуватися як доказ в суді або під час розгляду спорів у досудовому порядку. Підставою для прийняття електронного звіту буде наявність електронного цифрового підпису страхувальника та його посадових осіб, власноручні підписі яких є обов’язковими для звітів в паперовій формі та накладені відповідно до вимог законодавства. З метою захисту інформації, що міститься в електронному звіті під час передачі його по телекомунікаційним каналам, будуть використовуватись засоби криптографічного захисту інформації. Сьогодні в Україні 5 центрів вже отримали акредитацію з надання послуг сертифікації ключів.

Страхувальник, який виявив бажання надавати звіти в електронній формі, листом довільної форми інформує про це управління Пенсійного фонду України за місцем реєстрації, як платника страхових внесків. Для забезпечення коректності формування та обліку електронного звіту страхувальник мусить перевірити свої реєстраційні дані, а саме код ЄДРПОУ та код реєстрації в Пенсійному фонді України.

Страхувальник надає центру обробки електронних звітів завірені власною печаткою копію листа про інформування управління Пенсійного фонду України та копію розпорядчого документа щодо визначення посадових осіб, яким надане право накладання електронного цифрового підпису(далі - ЕЦП) на електронний звіт.

Центр обробки електронних звітів укладає із страхувальником договір про обслуговування у системі подання електронних звітів.

Для формування звітів в електронній формі страхувальник повинен мати спеціалізоване програмне забезпечення формування звітів, програмне забезпечення для накладання ЕЦП та криптографічного захисту інформації, дійсні посилені сертифікати відкритих ключів ЕЦП, сформовані акредитованим центром сертифікації для посадових осіб страхувальника, які мають право підпису відповідного звіту в паперовій формі.

На сьогоднішній день для формування звітів та проведення контролю введених в звіт даних необхідно використовувати спеціалізоване програмне забезпечення Автоматизоване робоче місце "Звіт страхувальника", яке можна отримати в управлінні Пенсійного фонду України за місцем реєстрації платника страхових внесків.

Більш детальну інформацію про Систему подання електронних звітів можна отримати на сайті державного підприємства "Інформаційний центр Персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України" http://www.spov.com.ua та у спеціалістів головного управління Пенсійного фонду України за тел. (0522) 22-66-50.